PRIVACY – privacyreglement Plus Boerderij

Algemeen
Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing, een Europese Wet. Op grond van deze wet heeft een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn bepaalde rechten en plichten. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Dit privacyreglement is bedoeld om u te informeren over onze plichten en uw rechten en plichten op grond van de AVG.

De Plus Boerderij
Op de Plus Boerderij worden diverse directe en indirecte persoonsgegevens van cliënten verwerkt. Dit is noodzakelijk om onze cliënten zo goed mogelijk te kunnen begeleiden/zorg te leveren. Daarnaast zijn deze gegevens nodig voor het administratief en financieel afhandelen van de geleverde zorg.

Ook krijgen wij geregeld mails met hierin persoonlijke gegevens verwerkt. Dit kan van personeel zijn, van mensen die reageren op vacatures of een vraag of aanmelding van een nieuwe, mogelijke, cliënt. Alle mails waarin persoonlijke gegevens staan worden bij ons op de Plus Boerderij verwerkt en opgeslagen. Mocht u dit niet willen, willen we u met klem verzoeken dit te vermelden in de mail. Dan zorgen wij ervoor dat dit op de goede wijze wordt verwijderd of dat er een gesprek wordt aangegaan.

De plichten van de Plus Boerderij
De Plus Boerderij is volgens de AVG verantwoordelijk voor de juiste verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn voor het bieden van de juiste zorg. Aan de plichten die daaruit voorkomen, voldoet de Plus Boerderij als volgt:
• Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan strikt noodzakelijk
• Uw gegevens worden verzameld voor specifieke doeleinden:
o Voor begeleiding/zorgverlening;
o Voor doelmatig beheer en beleid/kwaliteit;
• Er vindt geen verwerking plaats voor andere doeleinden
• U wordt op de hoogte gesteld van het feit dat er persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit kan gebeuren tijdens de intake, maar ook via deze informatie en op onze website.
• Alle medewerkers van de Plus Boerderij hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
• Uw persoonsgegevens worden beveiligd tegen onbevoegde toegang.
• Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor een goede zorgverlening. Voor medische gegevens is deze bewaartermijn maximaal 15 jaar (vanaf de laatste zorg).
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, meldt dit dan schriftelijk of via de mail met onze Functionaris voor de Gegevensverwerking, Esther Renshof.

Uw rechten en plichten als betrokkenen
U heeft de volgende rechten:
• Recht om te weten of en welke persoonsgegevens verwerkt worden;
• Het recht op inzage en kopie van die gegevens (voor zover de privacy van anderen hierdoor niet wordt geschaad);
• Het recht op correctie, aanvullen of verwijderen van gegevens indien dat nodig mocht zijn;
• Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van de medische gegevens te vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven;
• Het recht op het toevoegen van een eigen verklaring (van medische aard) aan uw dossier;
• Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten.
Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit mondeling of per mail kenbaar maken bij Esther Renshof (Functionaris voor de Gegevensverwerking, ook wel FG’er genoemd). Uw belangen kunnen ook worden behartigd door een vertegenwoordiger mits hiervoor toestemming voor is gegeven.

U heeft de volgende plichten:
• De plicht om op een duidelijk manier aan te geven als u ergens geen toestemming voor geeft;
• De plicht om op een duidelijk manier aan te geven als u niet wil dat er persoonlijke gegevens van u door onze Plus Boerderij verwerkt worden.

Inzage in het dossier
Wettelijk is geregeld dat de cliënt enkel zelf recht heeft op inzage en/of kopie van eigen dossier. Bij overlijden hebben de nabestaanden geen recht op inzage van het dossier wel kan er een gesprek plaatsvinden mochten er vragen over zijn.
Wettelijk is bepaald dat kinderen jonger dan 16 jaar extra beschermd moeten worden. Kinderen kunnen de risico’s van een gegevensverwerking niet of minder goed inschatten. Daarom moeten zij toestemming hebben van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt om hun eigen dossier in te mogen zien. Bij kinderen tot 12 jaar hebben alleen de personen die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt het recht op inzage in het dossier. Kinderen tussen de 12 en 16 jaar mogen wel hun eigen dossier inzien, mist de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt toestemming geeft tot inzage. De ouder mag het dossier inzien wanneer hij/zij toestemming heeft van het kind. Vanaf 16 jaar of ouder mag de cliënt zijn dossier inzien zonder toestemming. De persoon die ouderlijke verantwoordelijkheid draagt mag dit dossier uitsluitend inzien met toestemming van de cliënt.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden
De medewerkers van de Plus Boerderij hebben de verplichting vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de begeleider/zorgverlener voor verstrekking van uw persoonsgegevens uw uitdrukkelijke toestemming nodig heeft.
Op deze regel bestaan echter enkele uitzonderingen. Op grond van een wettelijk voorschrift kan de zwijgplicht van een begeleider/zorgverlener doorbroken worden, bijvoorbeeld wanneer er gevreesd wordt voor ernstig gevaar voor iemands gezondheid of veiligheid of als de veiligheid van de omgeving in het geding komt.

Uitwisseling gegevens
De Plus Boerderij wisselt, nadat u hiervoor gericht toestemming heeft gegeven, relevante gegevens uit met andere zorgverleners/ketenpartners die direct en/of indirect betrokken zijn bij de begeleiding van een cliënt en/of ouders/verzorgers. Zo weten alle hulpverleners wat er speelt om een zo optimaal mogelijke begeleiding en zorg te kunnen leveren.

Overdracht van uw dossier
Als u kiest voor een andere zorgverlening, kan het van belang zijn dat de nieuwe zorgverlening op de hoogte is van de begeleiding en zorg bij ons. Dit staat in het zorgdossier. Het is gebruikelijk dat de Plus Boerderij het dossier overdraagt aan deze nieuwe zorgverlener. De Plus Boerderij doet dit nadat u de Plus Boerderij heeft gevraagd het dossier over te dragen aan uw nieuwe zorgverlener. Uw zorgdossier wordt dan door de Plus Boerderij via e-mail overgedragen. Beide partijen (zowel wij als de andere zorgverlener) moeten er dan wel voor zorgen dat hun computers beveiligd zijn. Het dossier kan ook persoonlijk of per aangetekende post worden overgedragen. De cliënt kan het originele dossier niet meekrijgen. Wel heeft de cliënt recht op inzage in zijn eigen dossier en op een kopie van zijn eigen dossier.

Vraag of opmerking?
Heeft u een vraag of een opmerking? Bijvoorbeeld over met wie wij gegevens delen of onze omgang met de zorggegevens? Dan gaat Esther Renshof (Functionaris voor de Gegevensverwerking) graag met u in gesprek hierover.